Co se může stát, když systém vybírá IT oddělení nebo např. účetní?

 

Ve firmě dlouhou dobu funguje správce IT, a proto dostane otázku výběru IS za úkol. Mnohdy však nemá informace o jednotlivých firemních procesech, celkové provázanosti systému z praktického pohledu, nezná kompletní požadavky jednotlivých oddělení a nezná představu vedení o novém systému. 

 

V lepším případě ve firmě pracuje IT manažer, který má dostatečný přehled o celkovém fungování společnosti, o problémech se stávajícím řešením a vizích ohledně nového systému. Často se jedná o tzv. vedoucího projektu, na kterém velmi závisí úspěšné nasazení systému. Mnohdy se tito pracovníci dostávají do svízelné situace. Mají od vedení společnosti předem určený finanční limit, aniž by vedení mělo představu o cenách na trhu informačních technologií. Tím pádem vybírají systém nevhodné kategorie nebo s nedostatečnou funkčností, která se může odrážet v následné nespokojenosti se systémem, nesplněním představ o požadované funkcionalitě atd.

 

 

Správné vedení účetnictví je základem fungování společnosti. Nutno však podotknout, že se nejedná (ve většině případů) o klíčovou záležitost, která firmě přináší zisk. Výrobní firmy musí vyrábět, aby mohli prodávat a o čem účtovat. Často se však setkáváme se situací, že výběr nového systému do výrobní firmy koordinuje účetní, která však z pohledu zavádění IS není kompetentní osobou, mívá úzký pohled na věc pouze z hlediska vedení ekonomických agend a často nebývá otevřena novým řešením, které mohou být pro firmu klíčové. Je důležité se proto zamyslet nad tím, co firmě výrazně sníží náklady – zaměstnání případné nové účetní, (je-li původní účetní nespokojena s výběrem nového systému a neochotna v něm pracovat) která bude pracovat v novém systému, který zprůhlední tok zakázky firmou, pomůže získat přehled o stavu výroby s možností operativního zásahu či pomůže společnosti v jiných klíčových oblastech při snižování nákladů, zvyšování spokojenosti a loajality zákazníků atd.

 

 

Větší firmy se domnívají, že pokud si přizvou k výběrovému řízení externí poradenskou společnost, zvolí do firmy ten nejlepší systém, který na trhu je. Opak je však pravdou. Konzultantské společnosti nemusí být tak nezávislé, jak se tváří. Mnohdy spolupracují s vybranými dodavateli informačních systému. Možná provedou výběr mezi několika firmami, avšak nemusí se dostat k odborníkům, kteří mají specializovaná oborová řešení jen z důvodu, že firma není mezi partnery konzultantské společnosti.

 

Pokud se vedení rozhodne pro přenechání výběru čistě na externím pracovníkovi, může být následně velmi zklamáno. Externí pracovník může mít zkušenosti s podobnými společnostmi, ale nezná jednotlivé procesy právě v dané konkrétní společnosti. 

 

Dalším důvodem pro výběr poradenské společnosti bývá domněnka, že externí firma zmapuje procesy ve firmě, podle kterých vybere a nastaví nový informační systém. Většina dodavatelů podnikových ERP systémů zpracovává ve spolupráci se zákazníkem procesní analýzu fungování společnosti, kterou poté využívají při implementaci vybraného systému. Nejedná-li se tak o nadnárodní firmu nebo jinak složitou výrobu, není zapotřebí využívání externích služeb.

 

Poradenská společnost znamená výhodu především ve chvíli, žádá-li společnost o dotaci na informační systém. V této chvíli je konzultantská služba žádoucí.

 

Top manažer (ředitel, jednatel) je zodpovědný za celkový chod společnosti, jeho podřízení včetně IT manažerů, vedoucích jednotlivých oddělení jsou zodpovědní za chod svých oddělení – ti mají znát procesy, které vedou k efektivní činnosti podniku a mají definovat klíčové vlastnosti IS tak, aby vedení mohlo činit správná rozhodnutí.

 

Výběr vhodného informačního systému je na vedení firmy. Top manažer by měl v informačním systému spatřovat nástroj, který mu pomáhá efektivně řídit jeho společnost. Měl by vybrat takový systém, který bude přijatelný jak pro něj samotného, tak i zaměstnance společnosti, kteří s ním budou denně pracovat. IT manažer je tu pouze od toho, aby zabezpečil jeho provoz. Manažer by se měl seznámit společně s dalšími pracovníky společnosti s nabídkou jednotlivých dodavatelů informačních systému, neboť právě on ví, kam chce společnost směřovat a jaký informační systém nejlépe podpoří jeho vize a plány do budoucna.

 

Jaké následky může mít nevhodně vybraný nebo špatně implementovaný systém?

 

Není-li informační systém správně implementován, může docházet k tomu, že jej pracovníci neradi používají, nemusí být dostatečně rychlý a pružný. Známá značka/název společnosti může znamenat, že je systém sice rozšířený, ale neznamená to zároveň, že je uživatelsky přívětivý, snadno obsluhovatelný, usnadňuje práci a že má odpovídající a rychlou technickou podporu včetně možnosti zákaznických úprav systému. Nezadávají-li zaměstnanci důležitá data do systému – ať už z jakéhokoliv důvodu, nemá vedení k dispozici potřebné podklady pro správné rozhodování a řízení společnosti. Nemá-li podnik k dispozici potřebná data, panuje-li nechuť k práci v informačním systému, může to mít přímý finanční efekt na fungování společnosti. Dochází k prodlužování návratnosti investice vložené do nového informačního systému, zvyšování nespokojenosti zaměstnanců, možné zvýšení jejich fluktuace atd.

 

A jak si správně vybrat systém? S tím Vám poradíme v následujícím článku